El proyecto consiste en la adaptación de una plataforma tecnológica para el apoyo a la realización de encuentros científicos. Dicho paquete informático  debe tener soporte en una Web. A través de la Web será posible organizar encuentros científicos que implican un intenso trabajo de los asesores científicos que se encuentran dispersos en varios lugares.

Características del software:

- La presentación de trabajos y elaboración del programa, que integran:

  • La presentación online de los trabajos por los autores
  • La revisión de los trabajos
  • La comunicación automática entre los autores
  • La distribución cuidadosa de los trabajos por los miembros de la comisión científica
  • El registro de copias en papel, si fuera el caso, recibidas por el administrador del encuentro
  • El registro de las inscripciones
  • La aceptación o rechazo de los trabajos por el presidente de la comisión científica
  • La aceptación o rechazo de los trabajos por el presidente del encuentro
  • El aviso automáticos de los autores de los trabajos de que su Informe fue aceptado o no
  • La distribución de los trabajos para las sesiones del programa
  • La asignación de horario a las distintas sesiones
  • La asignación automática de los presidentes de las sesiones a cada sesión
  • El programa debe además verificar los errores e inconsistencias tales como la duplicación de números de salas en el mismo horario, o la existencia de ponentes en dos sesiones diferentes.

- La comunicación entre los organizadores y con los participantes conlleva una correspondencia vía email con grupos específicos tales como los miembros de la comisión científica, o los autores de trabajos aceptados pero que todavía no se hayan inscrito.

- La edición de los trabajos implica la creación de un CD-ROM o la creación de publicaciones electrónicas o incluso la publicación en papel.

- En la logística de los encuentros tienen que tenerse en cuenta una serie de reglas que facilitan la interacción eficiente entre todos los intervinientes:

  • Debe estar garantizado el acceso a diferentes administradores para la gestión de su parte del Congreso y la posibilidad de dejar mensajes a los otros administradores a través de un boletín electrónico.
  • Debe estar garantizado el control de las inscripciones realizadas para que los solicitantes puedan ver en qué fase se encuentra su solicitud bien mediante el envío de mails como el recordatorio de plazos para los diferentes pasos para la inscripción.
  • Deben admitirse inscripciones online con fechas ligadas a varios procesos de inscripción y a diferentes tipos de participantes (estudiantes, miembros de la organización, invitados)
  • Debe crearse una pasarela de pago online que permita la producción automática de facturas y un módulo financiero capaz de gestionar la organización del encuentro.

 

Descargue aquí el manual de usuario

Inicio de sesión